¿Necesita notarizar un documento, pero no tiene tiempo para reunirse con un notario? Un notario remoto en Florida puede ayudarle desde su hogar, su trabajo, otro estado o incluso desde otro país.
La notarización remota en línea (RON, por sus siglas en inglés) utiliza audio y video seguros. Así, usted puede conectarse con un notario autorizado sin tener que reunirse en persona. En su lugar, ambos se conectan mediante una plataforma segura en línea.
También puede escuchar términos como notario en línea, notario virtual, notario electrónico o notario RON. Aunque los nombres cambien, el concepto es el mismo. La tecnología permite completar una notarización elegible sin tener que viajar hasta donde se encuentra el notario.
PennySmart Group ofrece servicios de notaría, incluyendo notarización remota en línea.
¿Es Legal la Notarización Remota en Línea en Florida?
Sí. Florida autoriza la notarización remota en línea desde el 1 de enero de 2020. Las leyes de Florida sobre notarización remota en línea permiten que un notario registrado realice una notarización aunque el firmante se encuentre en otro lugar.
El notario debe estar físicamente en Florida durante la sesión. Sin embargo, el firmante no tiene que estar en el estado. Puede estar en otra ciudad de Florida, otro estado o incluso otro país.
Además, la ley de Florida contempla las notarizaciones en línea cuando el firmante está fuera de los Estados Unidos. También permite ciertos pasaportes extranjeros como documentos de identificación. Por lo tanto, un notario remoto en Florida puede ser una opción práctica para alguien que vive o viaja en el extranjero.
Cuando el firmante está fuera de Florida, el notario debe confirmar otro punto. El firmante debe indicar que desea que un notario de Florida realice el acto bajo las leyes de Florida.
Asimismo, la entidad que recibirá el documento puede tener sus propios requisitos. Esto cobra especial importancia cuando el documento se utilizará en otro país. Por esa razón, conviene confirmar que la entidad aceptará el documento antes de programar la sesión.
El Departamento de Estado de Florida también ofrece información sobre los notarios remotos en línea y los requisitos de seguridad en Florida.
¿Cómo Funciona un Notario Remoto en Florida?
En PennySmart Group, comenzamos a preparar la sesión antes de la videollamada. Primero, recopilamos el documento y la información de los participantes. De esta manera, podemos organizar la sesión y facilitar el proceso.
1. Envíe el Documento y la Información
Primero, envíe el documento que necesita notarizar. También necesitaremos información sobre las personas que participarán. Según el documento, pueden participar firmantes, testigos u observadores.
Luego, el notario revisa el documento e identifica el acto notarial requerido. Si no conoce los diferentes actos notariales, nuestra guía sobre notarización en Florida explica algunos de los más comunes.
2. Preparamos la Notarización Remota en Línea
A continuación, el notario carga el documento en una plataforma RON segura. Por ejemplo, puede utilizar BlueNotary, OneNotary, Proof u otra plataforma para notarizaciones en línea.
Después, programamos la sesión. La plataforma envía a cada participante un enlace individual para entrar. Los firmantes, testigos y observadores pueden recibir enlaces distintos según su función.
Por lo tanto, cada persona debe utilizar su propio enlace. No debe reenviar a otra persona la invitación que recibió.
3. Los Participantes Verifican su Identidad
Antes de entrar a la sesión, los participantes deben verificar su identidad. Este paso ayuda a proteger al firmante y la integridad de la notarización.
El proceso puede incluir una identificación emitida por el gobierno y un análisis electrónico de ese documento. Además, la plataforma puede usar autenticación basada en conocimientos (KBA) u otro método permitido. Algunos sistemas también pueden utilizar tecnología biométrica.
Si un participante no completa la verificación requerida, el notario remoto no puede continuar con la sesión.
4. Reúnase con el Notario en Línea
Después de verificar su identidad, los participantes entran a la sesión segura de audio y video. En ese momento, el notario confirma sus identidades y completa el acto notarial requerido.
Por ejemplo, el notario puede tomar un reconocimiento de firma o administrar un juramento o afirmación. Luego, el firmante firma el documento de forma electrónica. Finalmente, el notario completa el certificado y aplica su firma y sello electrónicos.
Durante la sesión, todos pueden verse y escucharse en tiempo real. Por eso, las personas pueden participar aunque estén a cientos o miles de kilómetros de distancia.
5. Reciba los Documentos Completados
Una vez terminada la notarización remota en línea, PennySmart Group envía los documentos finalizados y la factura correspondiente. Todo se entrega de forma electrónica.
Como resultado, puede recibir el documento completado sin esperar a que llegue un original en papel por correo.
¿Es Válida y se Graba una Notarización Remota?
Sí. Una notarización remota en línea que cumple con las leyes de Florida es válida en el estado. Además, Florida reconoce la validez del acto aunque el firmante o los testigos estén en otro lugar.
Florida también exige mantener un registro de la transacción. Por eso, la plataforma graba la sesión y mantiene un diario electrónico. Por lo general, la ley exige conservar ambos registros durante al menos 10 años.
Estas medidas también distinguen una sesión con un notario RON de una videollamada común por Zoom, FaceTime u otro servicio similar.
¿Cuándo es Útil un Notario Remoto?
Un notario remoto en Florida puede ser útil cuando la distancia dificulta una cita presencial. Por ejemplo, quizás esté de viaje y necesite notarizar un documento antes de regresar a casa.
También puede ayudar a una persona mayor o con movilidad limitada. Asimismo, los cónyuges, socios, firmantes o testigos pueden estar en diferentes lugares y participar en la misma transacción.
La notarización remota en línea también puede ser útil si usted está fuera de los Estados Unidos. En lugar de buscar un notario local, podría reunirse en línea con un notario de Florida. Esto también puede evitar un viaje a una embajada o consulado estadounidense.
Los negocios también pueden beneficiarse de un notario virtual. Por ejemplo, un notario en línea puede facilitar documentos entre clientes, empleados, proveedores y otras personas ubicadas en lugares diferentes.
Sin embargo, no todos los documentos son adecuados para una notarización remota. Algunos tienen requisitos especiales para las firmas o los testigos. Además, la entidad que recibe el documento puede establecer sus propias reglas.
Finalmente, un documento destinado a otro país puede necesitar una apostilla u otra forma de autenticación después de la notarización.
¿Necesita un Notario Remoto en Florida?
PennySmart Group LLC ofrece servicios de notario remoto en Florida de manera sencilla y conveniente. Podemos coordinar a los participantes, preparar el documento y programar la sesión. Además, completamos el proceso notarial y entregamos los documentos de forma electrónica.
Ya sea que se encuentre en el suroeste de Florida, otro estado o en el extranjero, puede completar muchos actos notariales sin una cita presencial.
Conozca más sobre los servicios de notaría de PennySmart Group o comuníquese con nosotros. Podemos ayudarle a determinar si la notarización remota en línea es una opción para su documento.
PennySmart Group LLC ofrece servicios notariales y no brinda asesoramiento legal. El firmante debe determinar si el documento o la entidad que lo recibirá permite firmas electrónicas y notarización remota en línea.